Будьте всегда в курсе!
Узнавайте о скидках и акциях первым
Электронный документооборот (ЭДО)
Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в Республике Беларусь жестко регламентировано законодательством (основной закон — № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).
Обратите внимание!!! Отгрузка маркированного товара (обуви) возможна ТОЛЬКО с использованиием электронных накладных (ЭТН/ЭТТН).
Общая Инструкция по подключению электронного документооборота (ЭДО) со всеми необходимыми ссылками.
Ниже приведена пошаговая инструкция со ссылками на государственные ведомства и официальные платформы.
Шаг 1: Получение ЭЦП ГосСУОК и настройка ПК
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) выдается Республиканским удостоверяющим центром (РУЦ) ГосСУОК. Без нее документы не имеют юридической силы.
Подробный алгоритм действий:
2. Запись на прием. Перейдите в раздел Адреса регистрационных центров ГосСУОК на портале НЦЭУ (Национальный центр электронных услуг), выберите свой город и запишитесь на подачу документов.
3. Оплата услуг. Скачайте актуальный прейскурант и реквизиты в разделе Стоимость и оплата услуг. Оплатите выпуск сертификата и стоимость физического носителя (USB-токена).
4. Подача документов. Лично посетите центр со следующим пакетом:
- Паспорт заявителя.
- Копия свидетельства о госрегистрации юрлица или ИП.
- Документ, подтверждающий полномочия руководителя (приказ о назначении/протокол) или доверенность на сотрудника.
- Заявление на выдачу (скачивается на сайте НЦЭУ).
- Оригинал платежного поручения.
- Установите криптопровайдер AvEST (M_Crypto_Personal_...).
- Настройте Персональный менеджер сертификатов.
- Импортируйте корневые сертификаты КУЦ и РУЦ.
- Регулярно обновляйте списки отозванных сертификатов (СОС). Для наглядности можно использовать официальные Видеоинструкции НЦЭУ.
Если ваша цель — обмен электронными товарно-транспортными (ЭТТН) или товарными (ЭТН) накладными, вы обязаны идентифицировать себя и свои товары в международной системе. Если вы настраиваете ЭДО только для актов и договоров, пропустите этот шаг.
Подробный алгоритм действий:
1. Получение номера GLN (Global Location Number). Это 13-значный цифровой код, идентифицирующий вашу компанию и её филиалы/склады.
- Обратитесь в Ассоциацию ГС1 Беларусь.
- Ознакомьтесь с процедурой в инструкции: Пошаговый алгоритм присвоения номера GLN. Вам потребуется заполнить заявление, заключить договор и оплатить членский взнос.
- Проверить, присвоен ли уже вашей компании или контрагенту этот код, можно на странице Поиск GLN по названию организации.
- Заключите договор со специальным оператором — ГП «Центр систем идентификации» через их официальный портал ePASS.by.
- Внесите информацию обо всех своих товарах в систему ePASS, получив для них международные штрихкоды GTIN. Без описания товара в ePASS выписать электронную накладную на него в Беларуси невозможно.
Передача юридически значимых электронных документов и накладных в РБ осуществляется исключительно через сертифицированных операторов. [1]
Подробный алгоритм действий:
1. Проверка аттестации. Выберите провайдера из официального перечня. Актуальный список компаний, имеющих государственную лицензию, содержится в документе Реестр аттестованных EDI-провайдеров Беларуси.
2. Лидеры рынка. Чаще всего бизнес выбирает одного из следующих операторов:
- ЭДиН (ООО «Электронные документы и накладные») — edn.by.
- СТТ (ООО «Современные технологии торговли») — ctt.by.
- Бидмартс (ООО «Бидмартс») — bidmarts.by.
Примечание: Если вы настраиваете документооборот с государственными органами (B2G), вам потребуется подключение к государственной системе СМДО. Заявка подается напрямую через Единый портал электронных услуг e-Pasluga.
Шаг 4: Техническая интеграция и запуск системы
После заключения договора с провайдером необходимо выбрать и настроить формат работы сотрудников с документами.
Подробный алгоритм действий:
1. Вариант А: Работа через Web-интерфейс (Личный кабинет).
- Подходит для малого бизнеса с небольшим оборотом документов.
- Настройка: Вы заходите на сайт своего EDI-провайдера через браузер, вставляете USB-токен ЭЦП, авторизуетесь и вручную загружаете/создаете документы, подписывая их прямо на портале.
- Подходит для среднего и крупного бизнеса. Документы отправляются и принимаются напрямую из вашей бухгалтерской программы.
- Настройка: Запросите у технической поддержки вашего EDI-провайдера готовый интеграционный модуль (внешнюю обработку) для вашей версии 1С (например, для 1С 8.3).
- Штатный программист или специалист провайдера привязывает модуль к вашей базе данных, настраивает сопоставление контрагентов по УНП и номенклатуры по кодам GTIN.
Переход на ЭДО должен быть официально закреплен внутри вашей организации, иначе налоговые органы могут признать такие документы недействительными при проверке.
Подробный алгоритм действий:
- Разработайте и утвердите Приказ о переходе на ЭДО. В приказе пропишите дату начала работы в системе, назначьте ответственных за подписание, хранение и архивацию электронных документов.
- Создайте Положение об ЭДО. Опишите регламент: в течение какого времени сотрудники обязаны обработать входящий документ, как аннулируются ошибочные документы и где хранятся резервные копии баз.
- Уведомите контрагентов. Заключите со своими партнерами Дополнительное соглашение к договору об обмене электронными документами. В соглашении обязательно укажите:
- Названия и коды EDI-провайдеров обеих сторон.
- GLN-номера компаний (если речь идет о накладных).
- Юридическое признание равенства электронной подписи ГосСУОК собственноручной бумажной подписи.